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Logiciel de gestion des contacts |
logiciel Kafeo, la gestion des contacts
La gestion des contacts avec Kafeo
Le developpement de l'activité passe par la mise en place d'un minimum de gestion. La gestion des contacts est ce minimum, elle fait partie du cœur d'activité de tout entrepreneur.Pouvoir consulter, actualiser et enrichir facilement les profils de ses contacts est primordial. L'utilisation d'un outil informatique adapté se traduit par un gain de temps précieux.
Avec Kafeo, vous répartissez vos contacts dans les catégories que vous définissez.
Par défaut, Kafeo propose les catégories suivantes :
- Prospects
- Clients
- Fournisseurs
- Relations
- Partenaires
Vous créez ensuite autant de fiches Contact que nécessaire. Une fiche rassemble l'ensemble des informations utiles à la connaissance du contact (noms, adresse, téléphone, email, etc.). Elle recense également l'historique des échanges, ainsi que les devis et factures établies.
La gestion des contacts vous permet de prendre en compte des informations client qui pourront vous servir à chaque mise en relation (noms, numéros de téléphone, etc).
La prise en compte des échanges commerciaux
Avec Kafeo, vous définisez les types d'échanges propres à votre activité. Par défaut, Kafeo propose les types d'échange suivant :
- Téléphone
- Courrier
- Rencontre
- Fax
Vous créez ensuite une fiche "Echange" lorsque vous souhaitez garder une trace de cet échange. Une fiche décrit et commente un échange commercial. Tout ces événements se retrouveront sur la fiche de votre Contact : en un coup d'oeil vous avez ainsi un historique complet des échanges effectués avec votre interlocuteur.
ecran "gestion de contacts", l'ensemble des échanges commerciaux sont regroupés
par fiche contact.
La gestion de contacts - ce qu'il faut savoir
Pour tous entrepreneur, artisan ou commerçant, le développement de l'activité passe par la mise en place d'un minimum de gestion. Quelle que soit son activité, gérer ses contacts, ses relations, son emploi du temps, ses documents fait partie du quotidien. Créer et développer son entreprise passe par la multiplication des échanges
avec son entourage, professionnel comme personnel. Ces contacts et ces échanges
sont importants et doivent être pris en compte et notés quelque part.
Au départ, tout commence sur un simple cahier ou un document Word. C'est
bien mais ce n'est pas suffisant, très rapidement l'entrepreneur réalise
la difficulté à maintenir son (ses) document(s) et le temps perdu pour accéder
à telle ou telle information !
S'informatiser, c'est se donner les moyens d'optimiser sa gestion et tout particulièrement son temps de travail. Classer, rechercher et accéder à l'information doit pouvoir se faire rapidement pour au final pouvoir consacrer plus de temps à son cœur d'activité.
Un logiciel de gestion de contacts doit être un outil d'aide pour l'entrepreneur. Simple et intuitif, il doit apporter un gain de temps et doit permettre de rendre profitables chaque interaction entre l'entreprise et le client, et ce lors de toutes les étapes: prospection, vente, après-vente.
Articulés autour d'une base de données dans laquelle sont stockés tous
les échanges entre l'entreprise et les contacts, cet outil doit permettre
de prendre en compte:
- la création, modification, édition des fiches contacts
- les communications à destination des clients : téléphone, e-mail, courriers,
rencontres, envoi d'échantillon, etc.
- toutes les réactions du client : courriers, demandes d'information, actes
d'achats, etc.
- l'historique de tous les échanges entre votre société et vos clients,
prospects, fournisseurs, etc.
Outre ces informations comportementales, la base de données pourra comprendre des informations spécifiques telles que : centre d'interêts, mode de contact préféré, age, catégorie socioprofessionnelle, etc. (toute information importante pour l'activité de l'entreprise)