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Comment importer ses contacts (1/2)

Pour pouvoir importer des contacts dans le logiciel Kafeo, il faut tout d'abord préparer le fichier à partir duquel va se faire cette importation.

Trois types de fichiers peuvent être utilisés ; un fichier texte, un fichier excel ou encore un fichier OpenOffice (OpenOffice est une suite logicielle gratuite que vous pouvez télécharger et installer librement sur votre poste)

Quel que soit le type de fichier en entrée, vos données doivent être classées dans l'ordre suivant

Zone longueur maxi exemple
1 Nom du contact 50 caractères Boulangerie du Soleil
2 Numero du contact 9 caractères Cli00054
3 adresse1 100 caractères 140 avenue des Grands Champs
4 adresse2 100 caractères BP 620
5 code Postal 10 caractères 49400
6 ville 30 caractères Saumur
7 pays 30 caractères France
8 site web1 120 caractères www.boulangerie-du-soleil.com
9 site web2 120 caractères www.facebook.com/pages/boulangerie-du-soleil
10 Interlocuteur1 50 caractères Mr Henry
11 Fonction 50 caractères commercial
12 telephone fixe 20 caractères 01 02 03 04 05
13 telephone portable 20 caractères 06 101 101 10
14 email 50 caractères m.henry@gmail.com
15 Interlocuteur2 50 caractères Christine
16 Fonction 50 caractères Assistante
17 telephone fixe 20 caractères 01 02 03 11 12
18 telephone portable 20 caractères 06 101 101 12
19 email 50 caractères christine@gmail.com

NB: si vos données dépassent la longueur maximale, celles-ci seront tronquées. Exemple, si vous avez comme Nom de contact : "Boulangerie du Soleil faisant du vrai pain avec de la farine a l'ancienne", le nom rentré en base sera (50 caractères) : "Boulangerie du Soleil faisant du vrai pain avec de".

ATTENTION : respectez bien cet ordre !, même si vous n'avez pas toutes les données, renseignez la(es) zone(s) à vide (il y a 19 zones).
Par exemple pour une fiche pour laquelle vous n'auriez pas d'adresse de sites web, ni de seconde ligne d'adresse (adresse2) l'information doit se présenter telle quelle

Préparation du fichier d'importation
exemple de fichier OpenOffice (même présentation avec un fichier excel)

Nota: la premiere ligne du fichier ne doit pas comporter d'entête, mais commencer directement avec les donnees. Seule la première feuille du fichier est prise en compte

S'il manque une zone, vous aurez soit une erreur, soit l'enregistrement des données sera décalé

Exemple de fichier correctement renseigné

Exemple de fichier correctement renseigné
exemple avec un fichier Excel

Dans cet exemple, tous les enregistrements sont corrects. Même si certaines zones ne sont pas renseignées, elles sont laissées à vide, respectant ainsi l'ordre des informations a prendre en compte

A suivre >> Comment importer ses contacts (2/2)

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